（檔案管理之亂或成就業(yè)者入職之困）

　　文李軼捷攝展翔

　　最近恰是各高校、人才服務(wù)中心人事檔案轉(zhuǎn)遞的高峰時(shí)期。為減少疫情對(duì)就業(yè)的影響，各地陸續(xù)出臺(tái)“不見(jiàn)面”服務(wù)。在此期間，因調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔引發(fā)的爭(zhēng)議也不時(shí)暴露出來(lái)。近日，本報(bào)就陸續(xù)接到不少投訴，反映因檔案問(wèn)題，入職受困。

　　事件回顧

　　俞先生是一個(gè)地地道道的甘肅人，2011年，向往大城市工作的他入職一家央企，從事理化檢測(cè)工作。訂立勞動(dòng)合同、按時(shí)繳納社會(huì)保險(xiǎn)，在俞先生的眼里，這是一家操作十分規(guī)范的企業(yè)。然而，2018年，俞先生因?yàn)橐恍┛陀^的原因，不得不選擇離開(kāi)，回到甘肅老家。

　　2018年5月，俞先生本是請(qǐng)了婚假，帶著媳婦回老家，但是休假期間，俞先生的家里又橫生枝節(jié)，親人發(fā)生了一些意外情況，眼看著婚假即將休完，主管的催促短信不斷，俞先生說(shuō)，當(dāng)時(shí)自己也覺(jué)得挺不好意思的，便主動(dòng)提出了離職。主管對(duì)于俞先生的決定倒也認(rèn)同，便提醒他盡早回上海辦理離職手續(xù)。

　　沒(méi)等俞先生重返單位辦理手續(xù)，他收到了來(lái)自企業(yè)的辭退通知書(shū)，解除勞動(dòng)關(guān)系的理由是“無(wú)故曠工”，其程度已經(jīng)嚴(yán)重違反了企業(yè)規(guī)章制度，據(jù)此予以解雇。

　　俞先生自知有錯(cuò)在先，也沒(méi)有多加追究，辦好手續(xù)就重回甘肅開(kāi)始了新的求職。

　　也就大約一個(gè)月的時(shí)間，他應(yīng)聘進(jìn)入一家民營(yíng)煤礦，從事井下作業(yè)工作，這一干便是三四年。

　　今年6月，從職業(yè)穩(wěn)定的角度出發(fā)，俞先生重新跳槽到了一家國(guó)企工作，在入職時(shí)，人力資源提出幫俞先生轉(zhuǎn)檔。這是俞先生第一次考慮自己檔案的問(wèn)題，按照以前的一些經(jīng)驗(yàn)，他覺(jué)得民營(yíng)煤礦肯定沒(méi)有保管檔案的資質(zhì)，自己的檔案應(yīng)該還在上海的央企。于是，在俞先生的情況說(shuō)明后，新單位的人力資源部向上海的央企檔案辦發(fā)出了調(diào)檔函。

　　書(shū)面文件發(fā)出很久一直沒(méi)有回音，俞先生心里多少有些著急，情急之下，他撥通檔案辦的電話，對(duì)面給他的回復(fù)卻是，從2018年離職至今，俞先生一直將檔案存放在那里不管不問(wèn)，按照每個(gè)月50元管理費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，俞先生應(yīng)當(dāng)先付清2000余元的檔案管理費(fèi)，之后才能轉(zhuǎn)檔。

　　俞先生對(duì)此項(xiàng)收費(fèi)十分疑惑，于是到網(wǎng)上尋找收費(fèi)依據(jù)，查詢(xún)之后才發(fā)現(xiàn)，人社部已經(jīng)早在2015、2016年間出臺(tái)了相關(guān)意見(jiàn)，明確檔案管理費(fèi)取消，那這筆2000余元的費(fèi)用從何而來(lái)。

　　如今，俞先生仍在與企業(yè)交涉中，企業(yè)方認(rèn)為，人社部的意見(jiàn)是針對(duì)第三方托管公司的，他們是企業(yè)，應(yīng)當(dāng)可以收費(fèi)，而俞先生則不甘心支付這筆費(fèi)用，調(diào)檔的事就這么擱置了下來(lái)。

　　記者調(diào)查

　　超四成受訪者承認(rèn)對(duì)檔案重視度不夠

　　在記者的采訪中，俞先生承認(rèn)，之后的一次跳槽，因?yàn)槊駹I(yíng)煤礦沒(méi)有提到轉(zhuǎn)檔、調(diào)檔的事，自己也沒(méi)太過(guò)在意，直到后面的國(guó)有企業(yè)人力資源部要求，才重視起檔案這件事。事實(shí)上，俞先生的情況并不是個(gè)別現(xiàn)象。在記者采訪的近百名新近畢業(yè)的學(xué)生以及求職者中，超過(guò)四成受訪對(duì)象坦承對(duì)檔案的重視程度不夠；有接近三成的受訪者表示不知道自己的檔案在哪；認(rèn)為自己的檔案很重要并且已經(jīng)妥善安置的只有不到三成。采訪中，一些求職者認(rèn)為小小一份檔案實(shí)在不值得花太多心思，需要的時(shí)候詢(xún)問(wèn)人力資源部或行政部等相關(guān)部門(mén)了事即可。此外調(diào)查中，記者還發(fā)現(xiàn)，許多大學(xué)生畢業(yè)后往往兩三年不理會(huì)檔案，也沒(méi)有辦理任何手續(xù)，導(dǎo)致不少檔案管理部門(mén)都有一批塵封數(shù)年的檔案。

　　除了大學(xué)畢業(yè)生，初入職場(chǎng)的年輕人對(duì)跳槽要轉(zhuǎn)檔的流程也不甚了解。在辭職、入職的過(guò)程中，人事檔案或者跟著本人一家公司一家公司地轉(zhuǎn)遞，或者存放在人事檔案管理機(jī)構(gòu)代為管理。人員流動(dòng)量較大的公司、非公企業(yè)大多沒(méi)有人事檔案管理權(quán)限，所以按照正常流程，個(gè)人應(yīng)當(dāng)要求企業(yè)人力資源部將人事檔案存放到人才市場(chǎng)等代理機(jī)構(gòu)委托管理。然而，不少企業(yè)HR表示，年輕職場(chǎng)人對(duì)跳槽要轉(zhuǎn)檔這個(gè)事情并不清楚。

　　從事某證券行業(yè)的人力資源總監(jiān)鄭女士在采訪時(shí)透露，現(xiàn)在入職非公企業(yè)的職場(chǎng)人居多，對(duì)檔案的管理經(jīng)常要依賴(lài)人才市場(chǎng)等代理機(jī)構(gòu)，在此情況下，檔案內(nèi)容的更新、保管需要自己花費(fèi)更多心力，然而，現(xiàn)實(shí)情況卻是大量檔案扔在一個(gè)地方后就變成了“死檔”，甚至她還遇到過(guò)一些已經(jīng)走出校門(mén)很多年的職場(chǎng)人，畢業(yè)后就沒(méi)有關(guān)注過(guò)人事檔案，直到他們?nèi)肼汅w制內(nèi)企業(yè)，需要政審、調(diào)檔時(shí)才發(fā)現(xiàn)，自己的人事檔案在哪里，存放情況是怎樣的，根本一無(wú)所知。

　　多數(shù)企業(yè)沒(méi)有人事管轄權(quán)

　　對(duì)檔案重視程度不夠，還有一方面原因在于，市場(chǎng)上，真正有人事管轄權(quán)，能自行保管檔案的企業(yè)并不不多。在記者的隨機(jī)調(diào)查中，超過(guò)八成受訪者反映，入職企業(yè)要求調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔的情況仍然主要集中在公務(wù)員、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)中。對(duì)此，市人才流動(dòng)服務(wù)中心相關(guān)人士也透露，檔案管理是有權(quán)限限制的，大多數(shù)民營(yíng)和獨(dú)資、中外合資企業(yè)不具備人事管轄權(quán)，也無(wú)法接受入職者的人事檔案，按照正規(guī)的操作流程，此類(lèi)企業(yè)在幫助求職者辦理入職手續(xù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)委托各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案托管。

　　這一說(shuō)法在不少求職者的經(jīng)歷中也得到應(yīng)證。受訪人胡女士稱(chēng)，之前入職的民營(yíng)企業(yè)從未提過(guò)檔案的事，雖然在這家企業(yè)工作了五年，但她的人事檔案一直保存在自己戶(hù)籍所在地的街道，如此想來(lái)，這五年的工作經(jīng)歷可能也無(wú)法在檔案中體現(xiàn)。同時(shí)，胡女士也反映，周遭與她情況雷同的人不在少數(shù)，只是近幾年，求職者相較于高薪，更看重“體制內(nèi)”企業(yè)的穩(wěn)定。

　　“我們身邊不少外資企業(yè)的朋友都跳槽去了國(guó)有企業(yè)，新聞上也報(bào)道過(guò)近幾年畢業(yè)生就業(yè)更傾向于考公、事業(yè)單位和國(guó)企，我想大概是這個(gè)原因，大家對(duì)檔案的關(guān)注又重新提了起來(lái)。一方面，市場(chǎng)上有人事管轄權(quán)的企業(yè)不多，另一方面，入職體制內(nèi)企業(yè)又要查檔案，爭(zhēng)議就這樣冒出來(lái)了?！焙糠治觥?/p>

　　檔案遺失后補(bǔ)檔是個(gè)難題

　　對(duì)檔案重視程度不足，導(dǎo)致的結(jié)果：要么“死檔”，要么“檔案遺失”。從某高校畢業(yè)的小林和留學(xué)回來(lái)的小李都深受其害。

　　在記者調(diào)查中，小林描述，他從知名高校畢業(yè)5年，第一份工作是一家寶石交易所，之后又跳槽去了一家外資企業(yè)工作。他事后了解，寶石交易所具備檔案保管權(quán)限，但從畢業(yè)調(diào)檔到跳槽后的檔案轉(zhuǎn)出，均沒(méi)有明確記錄；外資企業(yè)不具備檔案保管權(quán)限。本月他考入了某法院，需要政審，檔案究竟在哪里便成了問(wèn)題。在此期間，他找遍了原單位和本市各大人才服務(wù)中心，均沒(méi)有找到自己的檔案，按照檔案法規(guī)定，最先入職的寶石交易所有“補(bǔ)檔”的責(zé)任，可是這是又一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，具體需要多久他想都不敢想，且交易所明確表示，即便補(bǔ)建檔案，也不可能恢復(fù)到原來(lái)的樣貌，小林覺(jué)得，如果要重新補(bǔ)檔，這份他熱愛(ài)的法院工作大概率是要泡湯了。

　　和小林不同，小李是真正體驗(yàn)過(guò)“補(bǔ)檔”的艱辛。高中畢業(yè)后，他留學(xué)國(guó)外，大學(xué)畢業(yè)后回國(guó)入職，先后進(jìn)入兩家中外合資企業(yè)工作，本月，他收到一家國(guó)有企業(yè)的，興沖沖的他在即將入職時(shí)才發(fā)現(xiàn)，根本沒(méi)有檔案。于是，為了補(bǔ)齊檔案，他專(zhuān)門(mén)回了老家重慶，從小學(xué)開(kāi)始找起，無(wú)奈原來(lái)就讀的初中已經(jīng)不存在了，他只得找到當(dāng)?shù)氐慕逃殖鲎C明，忙了幾個(gè)月，才補(bǔ)上小學(xué)到初中的證明，雖然小李深知，這次入職可能是“沒(méi)戲”了，但他堅(jiān)持，缺失的檔案還是要補(bǔ)上。

　　專(zhuān)家解析

　　有一種說(shuō)法，檔案是本人不見(jiàn)面的最重要的身份證明，它時(shí)刻伴隨著我們，默默地發(fā)揮著作用，但很多時(shí)候，我們卻不知道它的存在，對(duì)此，人力資源專(zhuān)家屈輝透露，檔案之重要，很多時(shí)候超乎我們想象。

　　檔案是另一個(gè)“身份證”

　　人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤。一份完整的人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，具有法律效用。同時(shí)，人事檔案并不是存放到企業(yè)檔案庫(kù)房或者其他機(jī)構(gòu)組織中的靜態(tài)檔案。隨著時(shí)間、崗位以及人員的流動(dòng)會(huì)發(fā)生變化，干部提拔、職稱(chēng)評(píng)定、學(xué)歷更改、績(jī)效獎(jiǎng)懲這些信息都需要及時(shí)更新，發(fā)生人員流動(dòng)的情況下，檔案也會(huì)隨之流動(dòng)，避免存在有人無(wú)檔案或者有檔無(wú)人等情況發(fā)生。如果無(wú)法及時(shí)更新管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理效果變差。

　　檔案存放不當(dāng)麻煩多

　　對(duì)自身人事檔案缺少關(guān)注，可能會(huì)帶來(lái)很多麻煩。例如，在應(yīng)聘到公務(wù)員、事業(yè)單位或管理規(guī)范的國(guó)企時(shí)，沒(méi)有人事檔案，將影響后期的入職；另外，在到達(dá)法定退休年齡時(shí)，檔案不全不能辦理退休手續(xù)；無(wú)法開(kāi)具一些反映個(gè)人情況的證明等。

　　總之，檔案是伴隨你一生的個(gè)人重要經(jīng)歷記錄，是社會(huì)保險(xiǎn)行政機(jī)關(guān)認(rèn)定繳費(fèi)年限（視同繳費(fèi)年限）、退休年齡、有毒有害崗位時(shí)間的重要憑證，是職工取得國(guó)家規(guī)定的職業(yè)（執(zhí)業(yè)）資格、一定職位所不可缺少的重要材料，也是人事管理嚴(yán)格用人單位在招用、提拔使用時(shí)的必要審查材料。檔案存放不當(dāng)甚至?xí)屇愕臋n案變成“死檔”，無(wú)法調(diào)轉(zhuǎn)。

　　檔案管理無(wú)須收費(fèi)

　　按照我國(guó)檔案法、干部檔案工作條例、流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定等法規(guī)，人事檔案屬于國(guó)家法定、強(qiáng)制執(zhí)行、歸口管理的公共信息，個(gè)人不得截留和銷(xiāo)毀。

　　如此看來(lái)，檔案保管應(yīng)該是公共服務(wù)，但過(guò)去，檔案管理更像是一種商業(yè)行為，在各地各大人事代理公司，均有按年收費(fèi)或是按月收費(fèi)的先例。出于清理和規(guī)范行政事業(yè)性收費(fèi)考慮，2014年，國(guó)家發(fā)布《中共中央組織部人力資源社會(huì)保障部等五部門(mén)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，明確自2015年1月1日起，取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用。

　　同時(shí)，2016年發(fā)布的《人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》也在此強(qiáng)調(diào)，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要不折不扣地貫徹落實(shí)取消檔案收費(fèi)和人才集體戶(hù)口管理服務(wù)費(fèi)（包括經(jīng)營(yíng)服務(wù)性質(zhì)的收費(fèi)）的決定。

　　檔案可以從這些地方找起：

　　一、畢業(yè)兩年內(nèi)，可存放于學(xué)校

　　學(xué)校對(duì)于暫時(shí)還沒(méi)有找到工作，而且又想繼續(xù)留在學(xué)校所在地的城市尋找工作的學(xué)生是義務(wù)保管兩年的檔案。但大部分學(xué)校都不會(huì)在畢業(yè)后還盡心盡力繼續(xù)為學(xué)生保存檔案。

　　因?yàn)閷W(xué)校每年都會(huì)統(tǒng)計(jì)當(dāng)年的就業(yè)率，所以學(xué)校持有的態(tài)度是鼓勵(lì)應(yīng)屆生找工作，繼而讓學(xué)生把檔案放至工作單位，或者是將檔案返回原籍。

　　二、回原籍工作，可選擇檔案返回原籍

　　如果有求職者打算回老家發(fā)展，可以將檔案轉(zhuǎn)至生源地所在地級(jí)市的人事局接收。需要提醒的是，如果不及時(shí)處理放在原籍人才交流市場(chǎng)的檔案，就有可能“無(wú)法計(jì)算工齡”。至于如何處理，這個(gè)也要看回戶(hù)口所在地的人才交流市場(chǎng)的要求。

　　三、檔案交由公司保管

　　一些事業(yè)單位、央企國(guó)企單位是具有人事檔案接收權(quán)限的，如果工作是此類(lèi)單位，可以在入職時(shí)，要求公司人事幫忙調(diào)檔，進(jìn)行檔案管理。

　　四、正規(guī)的人事代理公司

　　在一些民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)中，大部分公司不具備人事接收權(quán)，這樣的話最方便的方法是，將檔案轉(zhuǎn)至生活所在城市的人才市場(chǎng)，或交由正規(guī)的人事代理公司進(jìn)行檔案托管。對(duì)于自由職業(yè)的人，或者是暫處于失業(yè)狀態(tài)的自由人，個(gè)人檔案可以退至個(gè)人戶(hù)籍所在地的街道進(jìn)行保管，等找到工作之后再方便調(diào)轉(zhuǎn)。

　　五、留學(xué)服務(wù)中心

　　除了以上幾種選擇，留學(xué)生還可以選擇將檔案放在留學(xué)服務(wù)中心。教育部留學(xué)服務(wù)中心是教育部直屬并具有法人資格的國(guó)家級(jí)留學(xué)服務(wù)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，是國(guó)家唯一提供全方位留學(xué)服務(wù)的單位。

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