（致2022屆畢業(yè)生：關(guān)于檔案，你想了解的都在這）

　　親愛的石大畢業(yè)生們：

　　時(shí)光荏苒，光陰似箭！轉(zhuǎn)眼間，你們即將離開學(xué)習(xí)生活多年的石河子大學(xué)校園，開始新的人生階段。幾年來，你們見證了石大的發(fā)展，檔案館見證了你們求學(xué)過程中的成長(zhǎng)經(jīng)歷。這份成長(zhǎng)經(jīng)歷將作為原始文件材料——檔案，關(guān)系到你們畢業(yè)后的就業(yè)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、轉(zhuǎn)正定級(jí)、戶口遷移、出國(guó)留學(xué)、社保、退休……因此我館結(jié)合歷年畢業(yè)生檔案辦理經(jīng)驗(yàn)，為你提供些許建議，請(qǐng)用心關(guān)注！

　　一、什么是學(xué)生檔案？

　　學(xué)生檔案是指學(xué)校在對(duì)學(xué)生培養(yǎng)過程中形成的記錄和反映學(xué)生個(gè)人簡(jiǎn)歷、政治面貌，學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想表現(xiàn)以及家庭狀況、獎(jiǎng)懲等。以學(xué)生為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

　　二、什么是畢業(yè)生檔案？

　　學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)時(shí)稱為畢業(yè)生檔案。學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案成為人事檔案的重要組成部分。在就業(yè)后的工作中，人事檔案將會(huì)不斷補(bǔ)充進(jìn)諸如記載就業(yè)后的個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治品質(zhì)，思想認(rèn)識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)，工作實(shí)績(jī)以及家庭社會(huì)關(guān)系等情況的材料。畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要組成部分，在招聘錄用、政審考察，公證信息、職稱評(píng)定等人事管理中起著憑證、依據(jù)和參考的作用。

　　三、畢業(yè)生檔案有什么重要作用？

　　畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要組成部分。人事檔案與本人一生息息相關(guān)：企事業(yè)單位招聘員工，國(guó)家公務(wù)員的選拔、錄用等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)信息作為甄選人才的重要證據(jù)。因此，人事檔案是保障個(gè)人權(quán)益的重要依據(jù)。此外，無論是工作調(diào)動(dòng)、考研，還是職稱評(píng)審、考資格證，工齡認(rèn)定、社保辦理，住房補(bǔ)貼發(fā)放、入黨、辦理退休等。都要用到人事檔案，人事檔案也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要憑證。

　　四、畢業(yè)生檔案一般包括哪些材料？

　　高中階段

　　高中畢業(yè)生登記表

　　中學(xué)學(xué)籍表、體檢表

　　政審表、入團(tuán)入黨材料

　　獎(jiǎng)懲材料、高考志愿表等

　　大學(xué)階段

　　錄取通知書、體檢表

　　學(xué)生登記表、成績(jī)表

　　畢業(yè)生登記表、報(bào)到證

　　黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料等

　　畢業(yè)研究生檔案

　　（除了上述兩階段材料外還包括：）

　　錄取通知書、錄取登記表

　　黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表

　　學(xué)位申請(qǐng)書

　　學(xué)位評(píng)定委員會(huì)決議

　　成績(jī)單、報(bào)到證、學(xué)籍卡

　　五、畢業(yè)生應(yīng)如何對(duì)待自己的檔案？

　　目前，畢業(yè)生中存在對(duì)檔案不了解、不關(guān)心的現(xiàn)象。有的學(xué)生畢業(yè)多年，檔案還遺留在學(xué)校，或?qū)n案放在家里，甚至不知將檔案丟在了何處。畢業(yè)生正確處理自己檔案的方式主要有五種：

　　就業(yè)單位有

　　人事檔案保管權(quán)限的

　　檔案可由學(xué)校統(tǒng)一寄到就業(yè)單位。

　　就業(yè)單位沒有

　　人事檔案保管權(quán)限的

　　檔案可以轉(zhuǎn)到單位附近的（非生源地）人才服務(wù)中心或生源地人才服務(wù)中心，也可以轉(zhuǎn)到戶籍所在地縣以上政府人事部門所屬人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)保管，學(xué)校根據(jù)畢業(yè)生填報(bào)地址統(tǒng)一寄送。

　　考取本校研究生的畢業(yè)生

　　確定自己被錄取后，告知所就讀學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師，提醒老師將你的檔案歸入“考取本校研究生”類別并做好登記。

　　考取外校研究生的畢業(yè)生

　　確定自己被錄取后，將錄取學(xué)校的調(diào)檔函及時(shí)交給學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師，提醒老師將你的檔案歸入“提前寄出”類別并做好登記。

　　暫未就業(yè)的畢業(yè)生

　　填報(bào)就業(yè)系統(tǒng)前提前確定生源地縣以上政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，明確郵寄的具體地址及電話，在最后填報(bào)檔案郵寄地址時(shí)填寫準(zhǔn)確。檔案托管生源所在地保管，有利于工齡的計(jì)算和職稱的評(píng)定。凡暫緩就業(yè)需要委托學(xué)校保管檔案的畢業(yè)生，須咨詢學(xué)院填寫留檔申請(qǐng)，學(xué)校原則上只保管2年。所有畢業(yè)生就業(yè)或今后變換單位時(shí)要留心個(gè)人檔案去向，做到“檔隨人走”。

　　六、哪些機(jī)構(gòu)具有人事檔案保管權(quán)？

　　機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、國(guó)營(yíng)企業(yè)一般都有自己的人事檔案管理部門。按國(guó)家政策規(guī)定：

　　1.組織、人事部門所屬的各級(jí)人才交流中心（人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)）才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案；

　　2.各種私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨(dú)資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)托管；

　　3.畢業(yè)生也可以以個(gè)人名義委托人才交流機(jī)構(gòu)托管人事關(guān)系；

　　4.各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)，如省、市、各區(qū)人才交流機(jī)構(gòu)等，它們的區(qū)別只是所屬部門的不同，其他無任何區(qū)別。

　　七、哪些畢業(yè)生檔案適合到人才交流機(jī)構(gòu)托管？

　　1.不想回生源地而想將戶口落在其他地區(qū)的畢業(yè)生；

　　2.準(zhǔn)備考研的畢業(yè)生；

　　3.還無法確定能否在現(xiàn)單位長(zhǎng)期干下去的畢業(yè)生。

　　八、畢業(yè)生檔案托管在人才交流機(jī)構(gòu)后享受哪些服務(wù)？（各省份略有不同）

　　1.接收、保管、轉(zhuǎn)遞人事檔案，接轉(zhuǎn)人事關(guān)系；

　　2.按有關(guān)政策規(guī)定連續(xù)計(jì)算工齡；

　　3.為見習(xí)期滿的統(tǒng)招大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)；

　　4.出具因公或因私出國(guó)（出境）政審；

　　5.按黨章的有關(guān)規(guī)定結(jié)轉(zhuǎn)管理黨組織關(guān)系；

　　6.辦理流動(dòng)人員身份認(rèn)定；

　　7.按有關(guān)規(guī)定查閱人事檔案；

　　8.以檔案為依據(jù)出具相關(guān)人事證明；

　　9.辦理社會(huì)人才集體戶口；

　　10.評(píng)定專業(yè)技術(shù)職稱。

　　九、畢業(yè)生檔案投遞方式

　　畢業(yè)生人事檔案對(duì)畢業(yè)生而言非常重要，因此郵寄方式有嚴(yán)格要求。

　　石河子大學(xué)主要通過：

　　中國(guó)郵政ＥＭＳ、采用專用袋進(jìn)行郵寄。

　　不允許：

　　通過郵局以普通、掛號(hào)郵寄等方式轉(zhuǎn)遞，個(gè)人自帶和請(qǐng)人代領(lǐng)。

　　十、畢業(yè)生檔案投遞地址信息填報(bào)方式

　　1.所有畢業(yè)生檔案郵寄地址由學(xué)院統(tǒng)一組織核實(shí)填寫并簽字確認(rèn)，沒有確認(rèn)地址的，系統(tǒng)默認(rèn)檔案發(fā)回生源地，填寫時(shí)可以參考新疆公共就業(yè)服務(wù)網(wǎng)自動(dòng)生成的檔案郵寄信息；但由于當(dāng)前各省市區(qū)就業(yè)管理文件不斷調(diào)整變化，請(qǐng)以當(dāng)?shù)刈钚碌奈募鬄闇?zhǔn)。

　　2.具體內(nèi)容原則上以檔案接收單位的要求為準(zhǔn)。

　　3.畢業(yè)生請(qǐng)?zhí)崆芭c用人單位或生源地人才服務(wù)中心溝通，檔案郵寄地址必須同時(shí)滿足三個(gè)要素：

　　一是詳細(xì)地址：×省×市×區(qū)（縣）×街道×號(hào)（這是具體地址）；

　　二是接收單位名稱：×人事處/×人力資源部或×市（縣）人才服務(wù)中心/人力資源和社會(huì)保障局（這是單位名稱，不是具體地址）；

　　三是檔案接收人姓名和單位聯(lián)系電話。畢業(yè)生應(yīng)認(rèn)真核對(duì)、規(guī)范填寫檔案郵寄地址。

　　十一、畢業(yè)生檔案投遞去向查詢

　　為了便于畢業(yè)生及時(shí)了解檔案投遞情況，檔案館檔案預(yù)約查詢系統(tǒng)，將于檔案投遞十天后，提供網(wǎng)上自助查詢服務(wù)。

　　網(wǎng)頁：

　　登錄石河子大學(xué)檔案館主頁（右下角“檔案預(yù)約查詢系統(tǒng)”中的“畢業(yè)生檔案去向查詢”。

　　“石河子大學(xué)”——“校園服務(wù)”——“檔案查詢”——“畢業(yè)生檔案去向查詢”。

　　如果檔案投遞時(shí)間超過一年期限，石河子市郵局將不再受理查詢。

　　十二、何時(shí)可以查我的檔案去向？是否越及時(shí)追蹤越好？

　　學(xué)校于放假前完成檔案的投遞工作，郵局會(huì)分批將各學(xué)院畢業(yè)生檔案寄出，寄出后大約需要2周時(shí)間才能到達(dá)收檔單位，請(qǐng)及時(shí)與收檔單位核實(shí)檔案接收情況。但因各地人力資源與社會(huì)保障局、人才服務(wù)中心在畢業(yè)季會(huì)收到大量學(xué)生檔案，至少需要3個(gè)月時(shí)間才能全部整理完畢，在此期間，如暫時(shí)無法查詢檔案接收情況，或答復(fù)檔案還未收到，請(qǐng)耐心等待檔案整理完成后再次查詢。越及時(shí)追蹤檔案去向越好。

　　十三、我可以自帶檔案到單位或人才服務(wù)中心嗎？我可以把檔案從人才服務(wù)中心或單位提取出來拿在自己手上嗎？

　　不可以。根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)定，學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。檔案之間的轉(zhuǎn)遞只能是單位對(duì)單位的調(diào)轉(zhuǎn)，畢業(yè)后您的個(gè)人檔案將由各學(xué)院統(tǒng)一辦理郵寄。

　　青春不散場(chǎng)，檔案伴你行。在新的人生夢(mèng)想即將起航之際，檔案館全體人員祝2022屆畢業(yè)生一帆風(fēng)順、前程似錦！

　　石河子大學(xué)檔案館

　　2022年5月24日

　　石河子大學(xué)

　　編輯：朱彤彤張玉榮

　　校對(duì)：崔子揚(yáng)

　　編審：趙捷劉芊宿閃閃

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